Effiziente Finanzkontrolle: Wie man die Finanzen und Kosten einer GmbH stets im Blick behält

Finanzkontrolle

Die Finanzen eines jeden Unternehmens sind entscheidend für das fortlaufende Bestehen als auch über den Erfolg. Besonders in der heutigen Zeit, die stark von internen und externen Dynamiken geprägt ist, ist es demnach wichtiger denn je, alle Zahlungsströme genau im Blick zu behalten und sorgfältig auf eine ausreichende Liquidität Acht zu geben. Nur so kann rechtzeitig bei Engpässen gehandelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Um all dies zu erreichen, ist vor allem eine effiziente Finanzkontrolle vonnöten, die dabei hilft den Überblick zu bewahren und zugleich die Basis für strategische Finanzentscheidungen bildet. Wie eine Finanzkontrolle durchgeführt werden kann, damit eine GmbH zu jedem Zeitpunkt über die aktuelle Finanzlage informiert ist, erfährt man im Nachfolgenden.

Erstellung eines Budgetplans

Damit ein Unternehmen über eine gute Kontrolle der Finanzen verfügt, ist die Anfertigung eines genauen Budgetplans notwendig. Dies wirkt sich nämlich unterstützend auf eine GmbH aus, da es unter anderem:

  • Eine hohe Transparenz schafft
  • Einnahmen und Ausgaben im Vorhinein planen lässt
  • Zur Überwachung der Finanzen dient
  • Beim Erreichen von finanziellen Zielen hilft

Besonders wichtig dabei ist, dass ein Budget in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls angepasst wird. Denn unvorhersehbare Veränderungen und Ereignisse können einen großen Einfluss darauf haben.

Ausgabenmanagement

Eine weitere Möglichkeit stellt eine Ausgabenmanagement-Lösung dar, welche sich zusammengefasst mit dem Organisieren, Überwachen und Anpassen von Kosten auseinandersetzt. Dabei werden beispielsweise unnötige Ausgaben vermieden, eine strukturierte Planung geboten, Ressourcen optimiert, auf rechtliche Anforderungen eingegangen oder die Transparenz bezüglich der unternehmerischen Finanzen verbessert. Je effektiver ein Ausgabenmanagement durchgeführt wird, desto mehr finanzielle Risiken, Komplexität und Kosten lassen sich folglich reduzieren.

Um zudem Zeit und weitere Ressourcen einzusparen, kann man zusätzlich eine entsprechende Ausgabenmanagement-Software in die GmbH integrieren, welche zu vielen Automatisierungen und Optimierungen führt.

Liquiditätsmanagement

Dabei liegt der Fokus auf der Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens, welches einen enormen Einfluss auf den Geschäftserfolg hat. Daher ist es von größter Wichtigkeit für eine GmbH, über ein ausgeklügeltes Liquiditätsmanagement zu verfügen. Nur so können alle laufenden Ausgaben auch wirklich beglichen und mit finanziellen Engpässe richtig umgegangen werden. Dafür bedarf es sowohl eine genaue Aufzeichnung aller ein- und ausgehenden Zahlungen, eine stets aktuelle Kontrolle über sämtliche Forderungen und Verbindlichkeiten als auch die Erstellung angemessener Rücklagen. Häufig spricht man dabei auch vom Cashflow-Management.

Kennzahlenkontrolle

In weiterer Folge stehen viele Methoden zur Finanzkontrolle eng in Verbindung mit Kennzahlen, sogenannten KPIs, welche zur Messung und Überwachung herangezogen werden. Für gewöhnlich kommen in einer GmbH vor allem die folgenden zum Einsatz:

  1. Gewinnspanne
  2. Umsatzrendite
  3. Nettogewinnmarge
  4. Working Capital
  5. Eigenkapitalrendite

Kennzahlen können besonders dabei helfen, aktuelle Finanzlagen zu beobachten, frühzeitig Trends zu erkennen und Aussagen zur bisherigen Erreichung von Zielen liefern.

Erstellung von Finanzberichten

Die Anfertigung von Finanzberichten trägt zum einen zu einem besseren Verständnis der Finanzen einer GmbH bei und zum anderen lassen sich dadurch sowohl Chancen erkennen als auch Schwächen aufdecken. Dabei werden erneut alle getätigten Transaktionen getrackt und festgehalten, um so Aussagen zur Liquidität, Rentabilität oder dem Verschuldungsgrad erheben zu können. Um an noch genauere Informationen zu gelangen, setzen einige GmbHs hierbei ebenso auf eine Software, welche auf Echtzeitdaten zugreifen kann und somit zu exakteren Analysen und Ergebnissen führt.

Einbeziehung des gesamten Teams

Was ebenfalls eine entscheidende Rolle für eine effiziente Finanzkontrolle spielt und häufig unterschätzt wird, ist das Finanzteam selbst. Dabei sind vor allem regelmäßige Schulungen vonnöten, um unter anderem stets auf dem aktuellsten Stand bezüglich gesetzlicher Regelungen zu sein, ein gutes Kostenbewusstsein zu schaffen und vorhandenes Knowhow aufzufrischen und zu erweitern. Des Weiteren ist es die Aufgabe des Personalmanagements, für eine erhöhte Transparenz zu sorgen, um so ein besseres Verständnis der Finanzen als auch für entsprechende Veränderungen zu schaffen.

Allgemein lässt sich aber festhalten, dass ganz egal auf welche Arten von Finanzkontrolle eine GmbH zurückgreift, ausschlaggebend für einen guten Outcome ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der jeweiligen Methoden. Dies bildet nämlich das Schlüsselelement für eine erfolgreiche Finanzkontrolle, da man dadurch Strategien auf aktuelle Ereignisse und Gegebenheiten adaptieren kann und sich zugleich sowohl die Effizienz als auch die Rentabilität steigern lassen. Zudem kann es auch hilfreich sein, auf externe Unterstützung, wie Steuerexperten oder spezialisierte Berater, zu setzen.

Effiziente Finanzkontrolle auf einem Blick

Besonders in Zeiten wie diesen, welche besonders von einem starken Wettbewerb und einer äußerst dynamischen Geschäftsumgebung geprägt sind, ist es wichtiger denn je, den genauen Überblick über die Finanzen einer GmbH zu bewahren und über eine effiziente Finanzkontrolle zu verfügen. Dazu bietet sich unter anderem die Anfertigung eines Budgetplans als Unterstützung zum Erreichen von Zielen, ein sorgfältiges Ausgabenmanagement für die Überwachung, Anpassung und Organisation der Finanzen, Finanzberichte zum Erlangen besserer Einblicke oder ein Liquiditätsmanagement zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit an. Ebenso bedarf das Finanzteam geeigneten Schulungen und Weiterbildungen, um so zu einer effizienten Finanzkontrolle zu gelangen. Des Weiteren können sich sowohl externe Unterstützung, wie Finanzexperten, oder bestimmte Finanzsoftwares förderlich auswirken und zu verbesserten Outcomes führen.

 

Symbolgraphik: © Saklakova – stock.adobe.com

Autor: , Letzte Aktualisierung: 11. Mai 2024
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