Rechnungswesen bezieht sich auf die Erfassung, Verarbeitung und Kontrolle der finanziellen Transaktionen von Unternehmen. Es umfasst das Erstellen von Rechnungen, das Erfassen von Zahlungseingängen und -ausgängen, das Durchführen von internen Kontrollen sowie das Erstellen von Finanzberichten und Steuererklärungen. Es ist damit ein wichtiger Bestandteil der wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens, da es Daten und Informationen liefert, die den Managern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und finanz- und steuerrechtlichen Vorschriften Genüge zu tun.

Was ist Rechnungswesen?

Rechnungswesen verstehen

Rechnungswesen ist der Prozess der Erfassung, Analyse und Aufzeichnung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens oder einer Organisation. Es umfasst die Erstellung von Finanzberichten, die die Leistung des Unternehmens, seine finanzielle Situation sowie die Flüsse der Vermögenswerte, der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals dokumentieren.

Die Grundlagen des Rechnungswesens beruhen auf mehreren Prinzipien:

• Unternehmerprinzip in Bezug auf eine verantwortungsvolle Unternehmensführung.
• Going-Concern-Prinzip nach § 252 Abs. 1 HGB; Grundsatz der Unternehmensfortführung.
• Kostenprinzip: kostenorientierte Preisbestimmung.
• Realisationsprinzip: Klarheit darüber, wenn eine Leistung / ein Produkt als „realisiert“ gilt und damit zur Betrachtung des Unternehmenserfolgs herangezogen wird (§ 252 Abs. 1 HGB).

Rechnungswesen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens und ein unverzichtbarer Teil jeder finanziellen Entscheidung. Es hilft Unternehmen und Organisationen, ihr Vermögen zu verwalten, indem es ihnen Auskunft über den Fluss des Vermögens gibt (aktives Kapital, Ausgaben, Einnahmen).

Aufgaben des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen umfasst die Erstellung, Bearbeitung und Analyse finanzieller und buchhalterischer Informationen. Die Hauptaufgaben sind:

• Dokumentation: Nachweis der geschäftlichen Transaktionen durch Belege.
• Information: Erstellung von Finanzberichten, die Ermittlung von Gewinnen und Verlusten, die Kontrolle und Besteuerung von Finanztransaktionen sowie die Erfüllung aller gesetzlichen, steuerlichen und finanziellen Anforderungen.
• Kontrolle und Überwachung: Innerbetrieblicher Informationsaustausch in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität.
• Planung: Erstellung von Budgets, die Analyse von Finanzinvestitionen und die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren, die die Effizienz der finanziellen Transaktionen gewährleisten.

4 Bereiche des Rechnungswesens

Internes Rechnungswesen

Konzentriert sich auf die Erstellung von Finanzberichten für den internen Gebrauch. Es überwacht und kontrolliert die internen Prozesse und stellt damit sicher, dass die Rendite des Unternehmens maximiert wird. In der Regel wird internes Rechnungswesen auch als Controlling bezeichnet und ist auf die Zukunft fokussiert.

Vor allem geht es um:

• das Verständnis der aktuellen Situation in Bezug auf die Unternehmensfinanzen;
• die Verwaltung und Verfolgung der Kosten;
• die Maximierung der Einnahmen;
• die Angemessenheit der Ausgaben;
• die Ermittlung der Investitionsausgaben.

Hinter dem internen Rechnungswesen steht üblicherweise ein mittel- bis langfristiger Plan, der mit Zielen und Maßnahmen hinterlegt ist.

Externes Rechnungswesen

Finanzen im Unternehmen

Externes Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung ist der Teil, der sich mit der Aufzeichnung und Prüfung von Daten aus externen Quellen wie Banken, Kunden und Lieferanten beschäftigt und ist damit ein Spiegel der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens nach außen.

Werkzeuge dazu sind:

• Bilanz: Gegenüberstellung aller Bestandteile des unternehmerischen Vermögens zu einem festgelegten (Bilanz-)Stichtag.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Ermittlung des Jahresgewinns oder -verlusts innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Abrechnungsperiode).
• Kapitalflussrechnung: misst den Zu- und Abfluss von Kapital innerhalb des Unternehmens und bewertet diesen (Cashflow).
• Inventar: Aufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände des Unternehmens. Die Bestandsaufnahme erfolgt in der Regel einmal jährlich.
• Lagebericht: gibt einen Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens, indem der Vermögens- und Schuldenstand, Cashflow, Gewinn und Verlust dargestellt werden. Er ist eine wesentliche Grundlage für strategische und operative Unternehmensentscheidungen.

Zusammenfassend ist der Zweck des externen Rechnungswesens die Sicherstellung, dass der Informationsaustausch zwischen externen Beteiligten und dem Unternehmen reibungslos abläuft und alle finanziellen Transaktionen ordnungsgemäß verfolgt werden. In der Betrachtung richtet sich das Finanzamt nach den Anforderungen des HGB und ob es Außenstehenden möglich ist, die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu erkennen und es zu beurteilen.

Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung

Damit ist ein Bündel von technischen Methoden beschrieben, um die Leistung und Effizienz von Unternehmen zu messen und zu verbessern. Basis sind Benchmarks, mit denen Produkte, Leistungen, Strategien, Strukturen, Aktivitäten und mehr mit dem Wettbewerb verglichen werden. Es geht um die Erkennung von „Best Practices“ und deren Umsetzung im eigenen Unternehmen, um sich dauerhaft von  der Konkurrenz abzuheben. Die üblichen Vorgehensweisen sind:

• Betriebsvergleiche mit Fokus auf den Wettbewerb.
• Zeitvergleiche, die bestimmte Zeiträume der Unternehmensgeschichte darstellen.

Das Ziel ist die Erkenntnis von Zusammenhängen, die dann Grundlage für die weiteren Planungen des Managements sind.

Planungsrechnung und Budgetierung

Dabei handelt es sich um Verfahren, die Grundlage kurz- und langfristiger finanzieller Entscheidungen sind.

Planungsrechnungen helfen Unternehmen, potenzielle Erträge und Verluste vorherzusagen, während die Budgetierung Unternehmen hilft, die Finanzen zu überwachen und die Ausgaben so zu steuern, dass sie in einem ausgewogenen Verhältnis zu den Einnahmen stehen.

• Planungsrechnungen ermöglichen Unternehmen, Szenarien zu erstellen und zu überprüfen, was passiert, wenn sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, bestimmte finanzielle Entscheidungen treffen oder welche finanziellen Auswirkungen bestimmte Geschäftsaktivitäten in der Zukunft haben können.
• Die Budgetierung wiederum hilft Unternehmen den Geldfluss zu steuern und nur in tatsächlich benötigte Waren und Dienstleistungen zu investieren. Erstellte Budgets ermöglichen realistische Prognosen über Gewinn oder Verlust in künftigen Zeiträumen.

Insgesamt stellen Planungsrechnung und Budgetierung sicher, dass Unternehmen ihre finanziellen Ziele erreichen und ihre Finanzen effizient verwalten.

Wichtige Begriffe

• Bilanzbuchhaltung: bezieht sich auf den Prozess der Dokumentation, Aufbereitung und Analyse aller Finanztransaktionen des Unternehmens und stellt Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Schulden am Ende des Geschäftsjahres fest.
• Finanzbuchhaltung: Externes Rechnungswesen zur Erfassung der Bewegung außerbetrieblicher Werte.
• Kontobewegungen:  Transaktionen, die den Saldo eines Kontos beeinflussen, sei es durch Zufuhr, Abzug oder Umlegung von Geldern.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Finanzbericht, der vom Rechnungswesen eines Unternehmens erstellt wird, um dessen Gewinne, Verluste, Kosten und Erträge in einem bestimmten Zeitraum zu dokumentieren.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung:  Einfache Form der Gewinnermittlung für Unternehmen / Personen, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen.
• Kontenplan: Ein Kontenplan ist ein System, das die verschiedenen Konten eines Unternehmens verfolgt und den Rechnungslegern hilft, die Finanzaktivitäten eines Unternehmens zu überprüfen und zu analysieren.
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Zusammenfassung der Bestimmungen nach §§ 238 ff HGB, hinsichtlich Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen.

 

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Fragen und Antworten

Diese Fragen können dabei helfen, den Wissensstand zum Thema Rechnungswesen zu überprüfen und das Gelernte zu wiederholen:

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